Mempersiapkan Acara Outing / Outbound

Bisa jadi Anda tidak memerlukan operator outbound / outing / team building / gathering, sebab Anda (sekali lagi) bisa jadi merancang sendiri outing / outbound yang sesuai dengan keinginan seluruh karyawan atau keluarga. Beberapa hal yang perlu dilakukan adalah membentuk panitia kecil.

Persiapan Selanjutnya

Untuk memudahkan perencanaan anggaran outbound / outing / team building / gathering, perlu dirancang secara detail alur outing setelah menentukan lokasi.

1. Tentukan lamanya waktu outing. Sebaiknya jangan sampai lebih dari sehari semalam. Pilih Jumat sore sebagai hari keberangkatan, sehingga Sabtu sore sudah kembali. Dengan jadwal semacam itu, hari Minggu masih bisa istirahat di rumah untuk memulihkan kelelahan, sehingga Senin-nya kembali ke kantor dengan energi yang segar dan semangat baru.

2. Buatlah urut-urutan acara. Misalnya, makan malam bersama, malam api unggun, permainan outbound, olahraga pagi dan belanja. Hindari acara-acara yang bersifat terlalu teknis, yang justru membuat peserta bosan. Hindari pula acara yang terkesan serius dan formal.

3. Carilah penginapan yang murah. Dalam hal ini, vila atau bungalow lebih dipertimbangkan ketimbang hotel. Agar outing lebih meriah dan mengesankan, rancang secara khusus acara makan malam di tempat lain di luar penginapan.

4. Pesan sarana transportasi sejak jauh hari. Sesuaikan dengan jumlah peserta untuk memilih antara bus atau minibus sebagai angkutan.

Tips Selama Outing

1. Usahakan pada saat opening ceremony / welcome ceremony pemimpin perusahaan bisa membuka dan memberikan sepatah dua patah kata kepada seluruh peserta outbound / outing / team building / gathering. Hal ini akan menciptakan suasana keakraban antara pimpinan dan perusahaan. Hal baik nya lagi adalah memberikan kesan apresiasi dari perusahaan kepada karyawan yang bekerja di dalamnya.

2. Ciptakan sebanyak mungkin suasana yang bisa mempertinggi keakraban dan kebersamaan. Misalnya, permainan outbound, karaoke selama di perjalanan dalam bus. Atau, buatlah kuis santai untuk dijawab para peserta, dengan pertanyaan-pertanyaan seputar karyawan dan lingkungan perusahaan.

3. Bagi pihak perusahaan outbound training, ada baiknya memberi kejutan-kejutan kecil di tengah outing, misalnya mengumumkan kenaikan jabatan karyawan tertentu, atau mengabarkan bahwa keuntungan perusahaan dalam semester terakhir meningkat. Jika mampu dan memungkinkan, bahkan perusahaan bisa membagi-bagikan door prize.

4. Makanan, minuman dan fasilitas lainnya seperti transportasi dan akomodasi diupayakan yang menyenangkan dan senyaman mungkin. Hal-hal tersebut diatas berpengaruh besar terhadap kesuksesan sepanjang acara outbound / outing / team building / gathering.

5. Program yang dirancang sedemikian rupa, diupayakan serapih mungkin agar peserta merasa nyaman, tenang dan aman.

6. Kurangi keletihan didalam rangkaian program yang ada.

7. Apabila ditengah-tengah program terjadi faktor X, seperti hujan atau keterlambatan atau kekurangan makanan. Panitia harus bisa mengantisipasi hal-hal tersebut diatas sehingga program dapat berjalan dengan sebaik2nya tanpa merusah mood atau nuansa hati seluruh peserta yang hadir.